Énoncé des renseignements personnels de Manpower Canada

I. BUTS

Le but de cet énoncé est de stipuler les pratiques et procédures fondamentales de Manpower Canada en ce qui a trait à la collecte, la divulgation, l'utilisation et la protection des renseignements personnels.

II. ÉNONCÉ DE POLITIQUE

a) La nature de nos opérations commerciales

Manpower est un chef de file international dans l'industrie des services d'emploi, offrant des services et solutions en gestion de la main-d'œuvre à des clients dispersés dans plus de 80 pays à travers le monde. Chaque année, notre organisation procure de l'emploi à plus de quatre millions de gens à l'échelle internationale et constitue un des principaux joueurs de l'industrie pour ce qui est de l'évaluation et la formation d'employés. En Amérique du Nord, les services de dotation en personnel de Manpower comprennent le personnel administratif, industriel et de centres d'appels de même que l'affectation de travailleurs contractuels et permanents dans les technologies de l'information, les sciences, la finance et d'autres secteurs professionnels sous la marque Manpower Professionnel.

Comme on peut le voir, Manpower est une organisation unique puisque les services que nous proposons aux clients et aux employés actuels ou potentiels exigent l'échange de renseignements personnels au bénéfice de toutes les parties impliquées.
Par conséquent, les clients et les employés actuels et potentiels de Manpower Canada et ses franchises (ci-après « Manpower ») sont tenus et doivent s'attendre à ce que des renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués de différentes façons et au moyen de différents mécanismes.

b) Notre philosophie en matière de renseignements personnels

Manpower respecte la confidentialité des renseignements personnels dans tous les aspects de nos activités. Nous voulons que tous sachent que nous sommes responsables de la confidentialité des renseignements personnels d'une variété de personnes au cours des services que nous offrons. À cette fin, nous avons spécialement désigné un chef de la protection des renseignements personnels (« CPO »), responsable de se conformer aux procédures et principes qui seront expliqués dans le présent Énoncé des renseignements personnels. Cet énoncé vise à formaliser nos pratiques existantes concernant la collecte, la divulgation, l'utilisation et la protection des renseignements personnels.

III. DÉFINITIONS

Dans cet énoncé,

« Loi » - Code civil du Québec ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels de la Colombie-Britannique ou la Loi sur la protection des renseignements personnels de l'Alberta et/ou la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, le cas échéant;

« collecte » - Recueillir, recevoir ou enregistrer les renseignements personnels d'une personne à partir d'une source quelconque et au moyen d'une méthode licite;

« consentir » - Accord volontaire à ce que des renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués aux fins autorisées. Le consentement peut être explicite ou implicite et être fourni directement par la personne ou par un représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné oralement, sous forme électronique ou par écrit, et constitue votre autorisation formelle. Le consentement implicite est une conclusion logique qu'un consentement a été obtenu à partir d'une action ou de l'inaction d'un individu.

« divulguer » - Rendre des renseignements personnels disponibles à un tiers;

« personne » ou « personnes » - Personne physique, laquelle se définit comme étant un ancien ou nouveau candidat temporaire potentiel, associé, candidat salarié potentiel, employé salarié, candidat potentiel à un placement permanent, candidat placé de façon permanente, entrepreneur indépendant potentiel, entrepreneur indépendant, sous-traitant potentiel ou sous-traitant, tel que décrit ci-dessous dans le présent énoncé.

«candidat temporaire potentiel » - Personne qui a communiqué ou fourni des renseignements à Manpower dans le but d'obtenir un emploi temporaire chez des clients de Manpower, mais qui n'est pas un employé de Manpower ou de l'un de ses clients.

« associé » - Personne qui est à l'emploi de Manpower et qui a été affecté temporairement chez l'un des clients de Manpower, mais qui demeure un employé de Manpower.

« ancien associé » - Personne qui était à l'emploi de Manpower et qui a été affecté temporairement chez l'un des clients de Manpower, mais qui n'est plus un employé.

« candidat salarié potentiel » - Personne qui est en contact avec Manpower dans le but d'obtenir un poste permanent ou de travailler pour Manpower.

« employé salarié » - Personne qui a accepté un poste permanent et qui est à l'emploi de Manpower.

« candidat potentiel à un placement permanent » - Personne qui est en contact avec Manpower dans le but d'obtenir une poste permanent chez l'un des clients de Manpower, mais qui n'est pas à l'emploi de Manpower ou de l'un de ses clients.

« candidat placé de façon permanente » - Personne qui a été placée de façon permanente en tant qu'employé chez l'un des clients de Manpower et qui n'est pas à l'emploi de Manpower.

« entrepreneur indépendant potentiel » - Personne qui a posé sa candidature à un poste contractuel indépendant, mais n'a pas été embauché pour le poste en question.

« entrepreneur indépendant » - Personne qui a été embauchée dans un poste contractuel indépendant.

« renseignements personnels » - Renseignement concernant un individu identifiable, à l'exclusion des données suivantes :

le nom d'un employé;
l'intitulé de poste d'un employé;
l'adresse professionnelle de Manpower;
le numéro de téléphone de Manpower.

Pour les personnes du Québec, les renseignements personnels correspondent à tout renseignement lié à un individu permettant de l'identifier.

« tiers » - Personne ou une organisation à l'extérieur de Manpower, ses sociétés mères et ses filiales, notamment ses entreprises de marques affiliées Right Management, Jefferson Wells, Elan IT et Brook Street.

« utilisation » - Traitement et manipulation des renseignements personnels par ou au nom de Manpower.

IV. POURQUOI VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS RECUEILLIS, UTILISÉS, DIVULGUÉS OU CONSERVÉS

Tel qu'indiqué précédemment, en raison de la nature de nos activités, nous recueillons, utilisons, divulguons et conservons régulièrement des renseignements personnels sur des personnes dans le but de proposer des services de dotation en personnel à nos clients et d'offrir aux gens des possibilités d'emploi temporaire, permanent ou contractuel adaptées. Afin que toutes les personnes soient bien informées, nous décrivons les fins pour lesquelles Manpower a toujours recueilli, utilisé, divulgué et conservé des renseignements personnels.

Par conséquent, les fins pour lesquelles Manpower pourrait recueillir, utiliser, divulguer et conserver des renseignements personnels sur des personnes sont les suivantes :

Le recrutement et le placement, tel que la recherche et l'évaluation des aptitudes des personnes pour un poste particulier
Négocier et proposer un emploi, un contrat ou des affectations temporaires aux personnes sélectionnées, le cas échéant;
Vérifier l'identité d'une personne, ses références, ses antécédents et ses aptitudes pour le poste;
Vérifier et comprendre les aptitudes, les compétences et les préférences d'une personne;
Établir les exigences quant à la formation d'une personne ou des mesures de réorientation de carrière, notamment des services de replacement externe et de planification de l'avancement;
Trouver le meilleur emploi ou des possibilités de contrats pour des personnes dans le but d'atteindre une satisfaction en matière d'emploi, de dotation en personnel temporaire ou d'affectations contractuelles, le cas échéant, y compris tout service supplémentaire connexe;
Répondre aux demandes d'information de nos clients pour, entre autres, procéder à une vérification ou assurer le bon déroulement des opérations;
En relation avec l'administration des régimes d'avantages sociaux des employés de Manpower, y compris, mais sans s'y limiter, les plans médicaux (p. ex. pour les assureurs et les conseillers en avantages sociaux), les régimes de retraite et les paiements;
En relation avec les questions médicales ou de santé liées aux exigences d'emploi d'un employeur ainsi qu'à une ou plusieurs maladies ou blessures d'un employé pouvant affecter leur travail, notamment les demandes d'indemnisation des accidents de travail, les demandes d'invalidité et de prestations et les plaintes associées à la santé et sécurité au travail;
La gestion de la main-d'œuvre et du risque et la gestion des lieux de travail, notamment aux fins de superviser, gérer et fournir une rémunération et une indemnisation à des employés et payer les entrepreneurs pour les factures émises;
Consigner des événements importants lors du processus de demande, la relation d'emploi ou la relation contractuelle;
Superviser l'utilisation de la propriété et l'équipement de Manpower, notamment l'utilisation et l'accès des téléphones, des télécopieurs, de l'Internet et de la messagerie électronique;
Maintenir un lieu de travail sécuritaire et administrer les politiques de l'organisation, comme les politiques visant à prévenir le harcèlement et la discrimination;
Pour toutes questions de prestation après-emploi ou après service temporaire, notamment fournir des références de façon orale ou par écrit à des employeurs potentiels;
Se conformer à la loi, à des exigences réglementaires et des ordonnances des tribunaux;
Se conformer aux exigences fiscales;
À des fins de contrôle préalable en relation avec tout achat ou vente concernant Manpower; et
Évaluer et développer les activités et les opérations de Manpower pour mieux servir ses employés, entrepreneurs et clients.

V. QUEL TYPE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS LA SOCIÉTÉ MANPOWER RECUEILLE-T-ELLE ET OÙ SONT-ILS RECUEILLIS?

Les renseignements personnels recueillis par Manpower à votre sujet à titre de personne, le cas échéant, peuvent inclure, sans s'y limiter :

Votre nom, votre titre, votre adresse professionnelle Manpower et votre numéro de téléphone Manpower (au Québec seulement);
Votre adresse et numéro de téléphone à domicile, votre adresse électronique, d'autres coordonnées, votre formation académique, vos compétences, votre formation, votre expérience de travail, vos antécédents professionnels et vos références;
Vos états de service, vos promotions, vos transferts, votre salaire et attentes salariales, vos avantages sociaux, vos préalables et d'autres renseignements connexes;
Les renseignements nécessaires pour établir et maintenir une relation d'emploi ou de placement avec la personne, tels que les antécédents professionnels et détails des affectations, les données sur le rendement, les permis de travail et de résidence, les données relatives à la déclaration du temps et les états des frais de déplacement, les données bancaires et d'autres renseignements nécessaires à la gestion du personnel, notamment vos objectifs et préférences d'emploi, le cas échéant;
Les renseignements nécessaires à l'administration du service de la paie, du paiement des factures émises, des régimes d'assurance collective et les régimes d'avantages sociaux, tels que le numéro d'assurance sociale et le numéro de TPS de la personne;
Vos dossiers sur l'emploi, la dotation en personnel temporaire ou les entrepreneurs, notamment les évaluations du rendement, des allergies sévères ou des conditions médicales affectant votre capacité à vaquer aux tâches liées à votre poste;
Les renseignements requis à des fins de sécurité, tout renseignement exigé par la loi ou tout renseignement requis pour satisfaire à des obligations contractuelles.

Manpower peut recueillir des renseignements personnels à votre sujet à partir de nombreuses sources, notamment :

De vous, notamment à partir de curriculum vitæ, de dossiers scolaires, de références ou de formulaires que vous avez remplis dans le cadre d'arrangements d'emploi ou de dotation en personnel temporaire, des entrevues, de discussions face à face, de babillards d'emploi, d'évaluations, de l'orientation professionnelle, une réorganisation des compétences, des cours et des formations, des communications téléphoniques, des courriels, Internet, le site Web de Manpower, le site Web d'un partenaire commercial de Manpower et tout autre moyen de communication, qu'il soit verbal, écrit ou autre;

D'un tiers par l'entremise des demandes de renseignements que nous faisons dans le but de vérifier les détails qui nous ont été fournis, comme des références, la vérification des antécédents ou du crédit et les certifications;

S'il y a lieu, d'agents, de maisons de courtage, d'avocats, d'intermédiaires et de représentants ainsi que du gouvernement et d'autres entités;

VI. CONSENTIR À LA COLLECTE, L'UTILISATION ET LA DIVULGATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La connaissance et le consentement d'une personne sont requis avant de procéder à la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, sauf lorsque la loi ne l'exige pas. En tant que personne, lorsque vous posez votre candidature ou acceptez un emploi, une affectation pour placement temporaire ou permanent ou une affectation contractuelle, vous êtes considéré avoir fourni à Manpower votre consentement implicite à ce que Manpower recueille, utilise, divulgue et conserve vos renseignements personnels aux fins stipulées dans le présent énoncé (voir section IV).

Au moment de déterminer la forme de consentement approprié, Manpower tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables des personnes.

Dans le cours normal des activités d'affectation de personnel temporaire ou permanente, Manpower divulguera les renseignements personnels des personnes à ses clients s'il existe des possibilités d'affectation de personnel temporaire ou permanent. Manpower ne peut toutefois fournir que les renseignements personnels requis et exigés par le client afin de prendre une décision éclairée au sujet d'une personne. Manpower peut divulguer vos renseignements personnels à ses clients, d'autres entités de Manpower, ses filiales, ses sous-traitants ou ses fournisseurs qui fournissent des services en son nom et à un acheteur d'une partie ou de l'ensemble des activités de Manpower.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de toute exception ou restriction légale ou contractuelle et de préavis raisonnable. Vous devez communiquer avec Manpower pour de plus amples détails.

Si vos renseignements personnels sont transférés à un tiers aux fins du service de la paie, de l'administration des avantages sociaux ou à toutes autres fins, Manpower utilise les affectations contractuelles pour fournir un niveau comparable de protection à vos renseignements personnels.

Bien que nous maintenions des règles de sécurité strictes, vous comprenez que certains de vos renseignements personnels pourraient être situés dans d'autres province canadiennes et d'autres pays dans le cours normal de nos activités (notamment à des fins de stockage et de traitement par un tiers) et qu'ils sont par conséquent sujets aux lois dans ces juridictions. Il est possible que vos renseignements personnels puissent être divulgués à d'autres entités gouvernementales en vertu d'une ordonnance légale donnée dans ces juridictions.

VII. MANPOWER LIMITERA L'UTILISATION, LA DIVULGATION ET LA CONSERVATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos dossiers sont conservés dans le but de documenter les renseignements personnels, confidentiels et commerciaux vous concernant, vous et votre relation avec Manpower.

Manpower n'utilisera ou ne divulguera vos renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou tel qu'exigé par la loi.

Dans la mesure du possible, Manpower ne conservera les renseignements personnels qu'aussi longtemps qu'il s'avérera nécessaire pour satisfaire aux fins identifiées ci-dessus, se conformer à toute obligation stipulée dans la Loi ou toute autre législation, respecter toute obligation potentielle et protéger les intérêts de Manpower et de ses clients.

En Colombie-Britannique, Manpower conservera les renseignements personnels pour au moins un an s'ils sont utilisés pour prendre une décision en lien direct avec la personne.

En Alberta seulement
Aux fins du recrutement, dans l'éventualité où votre candidature à un poste ne serait pas retenue, vous acceptez que Manpower Canada conserve vos renseignements personnels dans ses dossiers jusqu'à ce que Manpower Canada juge qu'il n'est raisonnablement plus nécessaire de conserver vos renseignements personnels. Lorsque vos renseignements personnels ne seront plus jugés nécessaires, Manpower Canada vous retournera les renseignements personnels ou procédera à leur destruction.

Manpower Canada fournira vos renseignements personnels à ses clients à des fins de recrutement pour différents postes. Dans l'éventualité où votre candidature à un poste ne serait pas retenue, vous acceptez que les clients de Manpower Canada auront l'autorité de conserver vos renseignements personnels dans leurs dossiers jusqu'à ce qu'ils jugent qu'il n'est raisonnablement plus nécessaire de conserver vos renseignements personnels. Manpower Canada fournira vos renseignements personnels à ses clients en vertu d'une entente qui exige que ces derniers retournent ou détruisent les renseignements personnels au moment qu'ils les jugeront raisonnablement inutiles.

VIII. MANPOWER VEILLERA À L'EXACTITUDE ET LA PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Manpower s'efforcera de garder les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour qu'il s'avère nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été utilisés. À cet égard, nous nous attendons à ce que vous coopéreriez et nous fournissiez tous les renseignements mis à jour tel que requis.

Par ailleurs, que ce soit au format électronique ou papier, Manpower maintient des systèmes de sécurité strictes afin de protéger vos renseignements personnels tel que l'exige la sensibilité de ces renseignements.

IX. COMMENT VOUS POUVEZ ACCÉDER À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sur demande, Manpower mettra à la disposition des personnes les renseignements spécifiques à ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

Vous pouvez accéder aux renseignements personnels vous concernant qui sont en la possession de Manpower, sous réserve de toute exception ou restriction légale. Pour obtenir accès à vos renseignements personnels, veuillez soumettre une demande écrite au CPO de Manpower, indiquant de façon aussi précise que possible les renseignements personnels auxquels vous demandez accès. Le CPO répondra à une demande d'accès soumise par écrit dans les délais prévus par la Loi.

Selon les renseignements personnels demandés, des copies de vos renseignements personnels non sujets à restriction peuvent vous être fournies sur paiement des frais administratifs. En Colombie-Britannique, aucuns frais administratifs ne sont requis.

Vous devez être en mesure de contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements divulgués et de les modifier le cas échéant. Pour de plus amples renseignements sur les procédures à suivre, veuillez communiquer avec le CPO tel qu'indiqué ci-dessous.

X. QUE POUVEZ-VOUS FAIRE SI VOUS CROYEZ QUE CET ÉNONCÉ N'A PAS ÉTÉ RESPECTÉ

Processus de règlement formel

a) Déposer une plainte :

Si vous croyez que Manpower, ses agents et/ou ses employés ont recueilli, utilisé, divulgué ou conservé vos renseignements personnels de façon non conforme à cet énoncé, vous devez soumettre une plainte par écrit au CPO de Manpower.

Votre plainte écrite doit établir avec autant de détails que possible vos inquiétudes et contenir les renseignements suivants :

La conduite que vous considérez contraire à cet énoncé.
Les dates, heures et lieux où une telle conduite est survenue, notamment s'il s'agit d'un cas unique, de nombreux incidents ou si une telle conduite est continue.
Une liste des témoins d'un tel comportement, s'il y en a.
Le nom de la ou les personnes responsables d'une telle conduite.
Toute action que vous avez prise pour aborder une telle conduite ainsi que toute réponse à vos actions.

Enquête :

Une fois la plainte écrite formelle déposée, Manpower se penchera sur vos inquiétudes. Toutes les plaintes écrites feront l'objet d'une enquête, s'il y a lieu, en temps opportun.

Le répondant aura l'occasion de répondre à votre plainte

b) Conclusion de l'enquête :

À la fin de l'enquête, vous, le plaignant, serez informé des résultats de l'enquête.

S'il est déterminé que votre plainte est valide, des mesures appropriées seront prises par Manpower et vous serez informé d'une telle action.

Chaque personne a le droit de donner suite à sa plainte en vertu de cet énoncé sans subir de représailles ou menace de représailles. Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse obtenue du CPO, vous pouvez avoir recours au Commissaire à la protection de la vie privée fédéral, la Commission d'accès à l'information du Québec, le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta ou le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique, le cas échéant.

XI. TYPES OF CONSENTEMENT

Nous acceptons toutes les actions suivantes comme votre consentement à l'utilisation existante et la collecte, l'utilisation et la divulgation futures de vos renseignements personnels par Manpower aux fins mentionnées ci-dessous :

Votre réception du présent Énoncé des renseignements personnels, à moins que vous n'informiez Manpower, que ce soit oralement ou par écrit, que vous n'êtes pas en accord avec les conditions stipulées dans cet Énoncé, et que vous souhaitez vous en exclure en partie ou en totalité;
Votre consentement implicite, tel que la diffusion sans restriction de vos renseignements à Manpower, que ce soit directement ou par le biais de ses représentants autorisés;
Votre consentement explicite oral ou par écrit; ou
Votre consentement tel que fourni par votre représentant autorisé, tel qu'un gardien légal, avocat ou mandataire.

XII. CONFLITS

Advenant toute incohérence ou tout conflit entre le présent Énoncé des renseignements personnels de Manpower et tout autre document publié par Manpower, y compris le guide de l'employé, les conditions du présent énoncé prévaudront. Advenant toute incohérence ou tout conflit entre le présent Énoncé des renseignements personnels de Manpower et les dispositions stipulées dans toute législation relative à la protection de la vie privée applicable, les conditions de la législation prévaudront.

XIII. RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Pour de plus amples renseignements, demander accès ou une modification de vos renseignements personnels, ou discuter d'une plainte, veuillez communiquer avec le CPO au :

Chef de la protection des renseignements personnels de l'Alberta - Franchise de l'Alberta
Services Manpower 2101, Toronto-Dominion
Tower, 10088-102nd Avenue, Edmonton (AB) T5J 2Z1

Chef de la protection des renseignements personnels pour toutes les autres provinces
Manpower Canada 4950, rue Yonge, Bureau 700
Toronto (ON) M2N 6K1

Énoncé des renseignements personnels HR-001 de Manpower Canada - Rév. 5/16/08